[KIẾN THỨC] – QUY TRÌNH LÀM CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU

Chứng từ xuất nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu – logistics, đóng vai trò quyết định về tất cả việc liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh toán,… Vì thế doanh nghiệp cần nắm rõ Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện.

Chứng từ xuất khẩu là gì?

Chứng từ trong xuất nhập khẩu giống như hộ chiếu cho hàng hóa có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Bộ chứng từ này là cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao – nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.

Một số chứng từ thường gặp như: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Package List), Tờ khai hải quan.
Ngoài ra còn có một số chứng từ khác: Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (Certificate of quality), Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity), Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of weight).

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

Luật Hải quan 2014 quy định trình tự xuất nhập khẩu như sau:

Bước 1. Xin giấy phép (nếu có)
Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu thực hiện giống xuất khẩu. Tuy nhiên, khi nhập khẩu hàng hóa thì các giấy phép nhập khẩu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn.

Bước 2. Xác nhận thanh toán

Có 5 cách thanh toán tiền giữa bên mua và bên bán:

• Thanh toán bằng tiền mặt, séc
• Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền. Nhà nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình và bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa.
• Thanh toán bằng điện chuyển tiền.
• Thanh toán theo phương thức nhờ thu.
• Thanh toán bằng thư tín dụng L/C.

Bước 3: Đôn đốc thực hiện hợp đồng ngoại thương.

Bước 4: Thuê tàu (nếu có)
Người nhập khẩu là người giao dịch với hãng tàu hay đại lý vận tải nhưng không phải là người giao hàng nên phải có nghiệp vụ chỉ định hãng tàu cho người xuất khẩu. Nghiệp vụ chỉ định tàu được thực hiện theo các bước sau:

• Giai đoạn 1: Lựa chọn và lập thông báo chỉ định tàu bao gồm tên tàu, số hiệu, tên chuyến, lịch trình, quốc tịch, cùng đi, cùng đến, ngày dự kiến đi và đến. Đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý vận tải kèm theo điện thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.
• Giai đoạn 2: Theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa hãng tài, đại lý vận tải và nhà xuất khẩu.
• Giai đoạn 3: Thanh toán cước phí trả trước hay trả sau theo yêu cầu và ủy quyền cho bên xuất khẩu lấy vận đơn.

Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu có).

Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu có).

Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng.
(Áp dụng hàng kinh doanh, hàng tạm nhập tái xuất, nhập hàng quá cảnh, nhập hàng gia công).
Nghiệp vụ tra cứu mã số hàng hóa và mức thuế suất hàng nhập khẩu đòi hỏi các công ty nhập khẩu phải thực hiện kỹ các bước sau:

Bước 8: Nhận hàng.
Khi nhận hàng bằng đường biển, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu.

Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu:
Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng nhập khẩu bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Liên hệ và mời cơ quan giám định.
• Bước 2: Tổ chức kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu, kiểm tra đại diện hay kiểm tra toàn bộ…
• Bước 3: Lập biên bản và ký xác nhận biên bản kiểm định.
• Bước 4: Thanh toán cước phí và lấy giấy chứng nhận kiểm định.

Bước 10: Khiếu nại trong quy trình và bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa:

Khi có những phát sinh về việc thiếu hàng; hàng bị hỏng hay hàng hóa cần thay thế trong thời gian bảo hành. Việc khiếu nại sẽ diễn ra khi phát hiện ra sự việc.

Để hoàn thiện các chứng từ trên, doanh nghiệp sẽ phải gặp rất nhiều khó khăn cũng như tốn nhiều thời gian Vì vậy doanh nghiệp cần một đơn vị tư vấn xuất khẩu để có thể nhận hỗ trợ từ những bước nhỏ nhất.

Indochina Holdings là công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, tư vấn xuất khẩu. Vào cuối năm 2021, sau khi tư vấn xuất khẩu cũng như đưa ra những định hướng và chiến lược tốt nhất, công ty CPĐTXTTM Indochina Holdings cùng Công ty TNHH Gạo Ngon Nhất hỗ trợ đưa gạo xuất khẩu sang Mỹ. 

Cao Duy