Quản lý tài chính trong doanh nghiệp nhỏ

1) Mục tiêu đề ra

Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã hoàn vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp 5 lần. Trái ngược với mọi suy đoán của ông, mặc dù đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi họ không tương thích với sản phẩm công ty, tức dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng khá nhiều tới tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi chạy dòng tiền để chi trả số tiền thiếu hụt trong thời gian qua.

Câu chuyện trên cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng phải tính toán hợp lý, nhìn nhận từ nhiều phía. Mục tiêu đưa ra có đạt được hay không, đây là trách nhiệm quan trọng của giám đốc tài chính khi nói về chiến lược kinh doanh.

2) Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng

Là một doanh nghiệp nhỏ, những chiến lược kinh doanh, tìm kiếm khách hàng mới phải được hoạch định rõ ràng. Hai số liệu sau đây để xác định lợi nhuận từ khách hàng mang đến có như dự đoán của công ty đã đề ra hay không:

• Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.

• Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà công ty đạt được trong thời gian dài.

Phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Tức có khách hàng trung thành sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ nắm rõ dòng tiền của công ty và chi tiêu hợp lý.

Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng rất thấp. CFO cần suy xét những chi phí nào hợp lý hoặc cần tinh lược. 

Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ ảnh hưởng dần tới tài chính doanh nghiệp.

3) Tính toán lợi nhuận không chính xác

Một khách hàng của ProfitBooks chuyên bán phụ kiện di động trên các sàn thương mại điện tử. Anh ta lấy sản phẩm giá vốn bằng 40% tiền riêng mình. Ví dụ, anh ta mua một chiếc headphone với giá 8,40 usd và bán nó với giá 13,96 usd. Anh ấy tin rằng sẽ kiếm được 30-40% tiền lời trên mỗi sản phẩm mua đi bán lại.

Nhưng khi anh lập bảng cân đối cuối năm, anh nhận ra mình đã thua lỗ. Bởi anh ta đã không xem xét chi phí chênh lệch gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển (thay đổi theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho và quan trọng nhất - chi phí lợi nhuận.

Đa số các doanh nghiệp luôn cảm thấy rằng họ lãi khá nhiều trong các giao dịch nhưng thực tế họ phải chi trả khá nhiều chi phí khác mà không kiểm soát và tính toán trước.

Dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

4) Chậm trễ thanh toán

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty làm việc với nhà cung cấp.

Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ kiên nhẫn chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới uy tín và hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác làm ăn. Nguy cơ mất đi các hợp đồng sau này khá cao.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát và giải quyết các khoản thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

5) Quản lý thuế không đúng cách

Thuế là nghĩa vụ mà mỗi công ty phải thực hiện đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh. Do đó, phải tính toán chính xác khoản thuế trong kế hoạch tài chính.

Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như CFO không rành về phần này. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong những năm tiếp theo. Nó phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.

Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế luôn thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc biệt bản thân 

CFO phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.